Tez ve Anket Verileriyle Çalışanlar İçin Excel’de 12 Pratik Özellik
Sürekli yeni uygulamaların ve yapay zekâ araçlarının çıktığı bir dönemde “hâlâ Excel mi öğreniyoruz?” diye düşünebilirsiniz. Ama anket yaptığınızda cevaplar genellikle bir Excel dosyası olarak önünüze gelir. Tez için topladığınız veriyi önce Excel’de bir araya getirirsiniz. Bazen analizi burada yaparsınız, bazen de dosyayı düzenleyip SPSS gibi bir programa Excel üzerinden aktarırsınız. Excel’den yararlanmak için her özelliğini bilmeniz gerekmiyor. Birkaç temel işlem, tek tek yaptığınız işleri saniyelere indirir ve gözünüzden kaçan hataları yakalamanızı sağlar.
Bu yazıda, özellikle tez hazırlayan ve anket verisiyle çalışanlar için 12 özelliği ele alıyoruz. Hepsini aynı örnek veri dosyası üzerinde gösteriyoruz. Dosyada 120 katılımcı var ve işlemleri gösterebilmek için içine bilerek bazı boş yanıtlar ve hatalar yerleştirdik. Her satır bir katılımcıyı, her sütun bir bilgiyi gösteriyor: yaş, grup, eğitim düzeyi, şehir, 1 ile 5 arasında cevaplanan beş Likert tipi soru ve birden fazla seçenekle cevaplanabilen bir soru.
Başlamadan önce: Ham veri sekmesini koruyun
Küçük ama değerli bir alışkanlık: Verinizin bir kopyasını “Ham Veri” adlı bir sekmeye yapıştırın ve işlemlerinizin tamamını “Uygulama” adlı başka bir sekmede yapın. Böylece orijinal verinin değişmeyen bir örneği elinizde kalır. İlerleyen aşamalarda bir satırı ya da sütunu kontrol etmek istediğinizde ham veri sekmesine bakabilirsiniz.
1. Görünümü okunabilir hale getirin
Başlıkların ve cevapların ekranda düzgün görünmesi, gözden kaçacak hataları azaltır.
Sol üst köşedeki (A ile 1'in solundaki) kutuya tıklayarak tüm hücreleri seçin.
Sütun başlıkları arasına (örneğin A ile B arasına) çift tıklayarak genişlikleri içeriğe göre ayarlayın. Sağa taşan olursa sütunları elle biraz daraltabilirsiniz.
Metni Kaydır özelliğini açarak uzun başlıkların alt satıra yayılmasını sağlayın.
Hücreleri hem dikeyde hem yatayda ortalayın.
Devrik dönüşüm (Transpose) ile kısa değişken adları verin: Başlıklar uzun cümleler olduğu için SPSS’e bu haliyle aktaramazsınız. Başlık satırını kopyalayıp yeni bir sekmeye sağ tıklayarak Devrik Dönüşüm ile yapıştırırsanız başlıklar alt alta gelir. Karşısına kısa adlarını yazabilirsiniz. Videodaki örnekler: kno, yas, grup, egt_dzy, sehir, S1…S5, PRG.
Şunlara dikkat edin:
Türkçe karakter kullanmayın, ileride sorun çıkarabilir.
Boşluk yerine alt çizgi kullanın (egt_dzy gibi), çünkü boşluklu ad SPSS’te değişken adı olamaz.
Sonra bu kısa adları kopyalayıp uygulama sekmenizdeki ilk hücreye tekrar Devrik Dönüşüm ile yapıştırarak yan yana geri getirin. Hangi kısa adın neye karşılık geldiğini unutursanız ilk sayfaya bakıp kontrol edebilirsiniz.
2. Hücreleri düzenleyin ve dosyada hızlı hareket edin
Bir hücrenin içindeki yazıyı değiştirmek için hücrenin üzerine gelip yazmaya başlarsanız mevcut yazı silinir ve sadece yazdığınız kalır. Hücrenin içinde düzenleme yapmak için şunlardan birini kullanın:
Hücreye çift tıklayın, ya da
Hücreyi seçip F2'ye basın.
Veri binlerce satıra ulaştığında şu kısayollar zaman kazandırır:
Kısayol | Ne yapar? |
Ctrl + Aşağı ok | Sütundaki son dolu satıra gider |
Ctrl + Yukarı ok | En üste döner |
Ctrl + Shift + Aşağı ok | Sütundaki dolu hücrelerin tamamını seçer |
Ctrl + Sağ ok / Sol ok | Satırdaki en sağ / en sol sütuna gider |
Ctrl + Home | A1 hücresine döner |
Küçük bir uyarı: Arada boş hücre varsa Ctrl + ok tuşları o boşluğun hemen öncesinde durur.
3. Katılımcı numaralarını otomatik doldurun
1'den 120'ye kadar tek tek yazmanıza gerek yok. İlk hücreye 1, altına 2 yazın, ikisini seçin ve hücrenin sağ alt köşesindeki doldurma tutamacına çift tıklayın. Excel numaraları verinin bittiği satıra kadar kendiliğinden doldurur. Aşağı doğru sürüklemeye de gerek kalmaz.
4. Başlıkları ve katılımcı numaralarını sabitleyin
Aşağı indiğinizde başlık satırı, sağa gittiğinizde katılımcı numarası sütunu ekrandan kayboluyorsa Görünüm → Bölmeleri Dondur menüsünü kullanın.
Yalnızca başlık satırını sabitlemek için Üst Satırı Dondur’u seçin.
Hem başlık satırını hem de ilk sütunu sabitlemek için B2 hücresine tıklayıp Bölmeleri Dondur’u seçin. Seçtiğiniz hücrenin üstü ve solu donar.
Kaldırmak için Bölmeleri Çöz’ü kullanın.
5. Verileri sıralayın (ve yaygın bir hatadan kaçının)
Yaşı küçükten büyüğe sıralamak için yaş sütunundaki bir hücreye sağ tıklayın ve Sırala → Küçükten Büyüğe Sırala’yı seçin.
Sık yapılan hata: Yalnızca yaş sütununu seçip sıralarsanız Excel bir uyarı verir. Seçimi genişletmezseniz yalnızca o sütun kendi içinde sıralanır, diğer sütunlar yerinde kalır ve katılımcılarınızın bilgileri birbirine karışır. Bu uyarıda “Seçimi genişlet” seçeneğini işaretleyin.
Birden fazla ölçüte göre sıralama: Veri → Sırala menüsünden düzey ekleyebilirsiniz. Videodaki örnek: önce grup, sonra eğitim düzeyi, sonra yaş. Sonuçta önce deney grubu, sonra kontrol grubu görünür. Her grubun içinde eğitim düzeyi alfabetik sıralanır, onların içinde de yaşlar küçükten büyüğe dizilir.
6. Filtre ile yalnızca ihtiyacınız olanı görün
Sıralama verinin düzenini değiştirir. Filtre ise katılımcıları silmeden yalnızca işinize yarayanları gösterir. Örneğin “deney grubunda olup lisans mezunu olanlar”ı görmek için:
Veri → Filtre’yi açın.
Grup sütununda önce “Tümünü Seç”in işaretini kaldırıp Deney grubunu işaretleyin.
Eğitim düzeyi sütununda aynı şekilde Lisans’ı seçin.
Dosyayı kapatıp açtığınızda filtre açık kalmış olabilir. Başlık hücrelerindeki simgelere bakarak filtrenin açık olup olmadığını kontrol edin ve işiniz bitince “Tümünü Seç” ile verinin tamamını geri getirin.
Filtrenin bir faydası daha: Bir Likert sorusunun filtresini açtığınızda sütunda hangi cevapların bulunduğunu hemen görürsünüz. Videodaki örnekte 1–5 arası bir ölçekte bir yerde 6, bir yerde “Katılıyorum” yazısı ve bazı boş hücreler çıktı. Bunları seçip ilgili katılımcıları bulabilir, elinizdeki anket formlarıyla karşılaştırıp doğrusunu girebilirsiniz.
7. Koşullu biçimlendirme ile hatalı yanıtları yakalayın
Hataları tek tek aramak yerine Giriş → Koşullu Biçimlendirme → Hücre Vurgulama Kuralları → Büyüktür yolunu kullanın. Likert sütunlarını seçip değer olarak 5 girerseniz, 5'ten büyük girilmiş yanıtlar renkle işaretlenir. Aynı yoldan Küçüktür ve Arasında gibi kurallar da ekleyebilirsiniz.
Dikkat edilecek iki nokta:
Başlık satırını da seçerseniz metin içeren hücreler de vurgulanabilir. Yalnızca veri bölgesini seçin.
Bu yöntem 2,5 gibi ondalıklı hataları yakalamaz. Onlar için filtre özelliğini kullanabilirsiniz.
Kuralları kaldırmak için Kuralları Temizle’yi seçin.
8. Bul ve Değiştir ile tekrarlayan hataları düzeltin
Şehir sütununun filtresini açınca “Ankara” ve “Ankra” gibi farklı yazımlar görebilirsiniz. Bunları tek tek düzeltmeyin:
Ctrl + F’ye basın ve hatalı yazımı girin.
Tümünü Bul ile hangi hücrelerde geçtiğini görün.
Değiştir sekmesine geçip doğru yazımı girin ve Tümünü Değiştir’e tıklayın.
Videoda “Ankra” için üç hücre bu yolla tek seferde düzeltildi.
9. Açık uçlu kısa cevapları düzenleyin: KIRP ve YAZIM.DÜZENİ
Bazı hatalar yazım yanlışı değil, sistematik biçim hatalarıdır. Bazı katılımcılar kelimenin başına bir ya da iki boşluk koymuş, bazıları da şehri büyük ya da küçük harfle başlatmıştır.
Şehir sütununun yanına yeni bir sütun ekleyin (örneğin sehir_y).
=KIRP(...) formülünü kullanın. Bu formül kelimeler arasındaki tek boşluklar dışındaki tüm boşlukları, baştakiler dahil kaldırır.
Formülün önüne YAZIM.DÜZENİ ekleyin: =YAZIM.DÜZENİ(KIRP(D2)) gibi. Böylece şehir adı büyük harfle başlar, geri kalanı küçük harfle yazılır. Büyük harfle yazılmış “KONYA” bile “Konya” olur.
Formülü sütunun sonuna kadar doldurun (doldurma tutamacına çift tıklayın).
Formülde parantezi kapatmayı unuttuysanız Excel hata verir. Parantezi ekleyince çalışır.
10. Çoklu yanıtları ayrı sütunlara bölün: EĞERSAY
“Hangi istatistik programlarını kullanıyorsunuz?” gibi birden fazla seçeneğin işaretlenebildiği sorularda cevaplar tek hücrede “Excel, SPSS” şeklinde birleşik gelir. Bu durumda Excel frekans tablosunu satır kombinasyonlarına göre verir. Kaç kişinin Excel, kaç kişinin SPSS dediğini ayrı ayrı göremezsiniz. SPSS’in analizi de bu mantıkla, seçenek başına bir sütunla çalışır.
Çözüm: Her seçenek için ayrı bir sütun açın (SPSS, Excel, Jamovi) ve EĞERSAY formülüyle o seçeneği içeren hücrelere 1, içermeyenlere 0 yazdırın. Ölçütün başına ve sonuna yıldız (*) koyun. Excel’e “önünde ya da arkasında başka yazı olsa da bu kelimeyi görürsen say” demiş olursunuz. Örneğin:
=EĞERSAY(L2;"*SPSS*")Formülü aşağı doğru doldurun, sonra diğer sütunlara kopyalayıp hücre adresini ve aranan kelimeyi (Excel, Jamovi) değiştirin. Elle yapılması uzun sürecek bir iş küçük bir formülle dakikalar yerine saniyelerde biter.
11. Yalnızca değerleri yapıştırın
Formül içeren bir hücreyi kopyalayıp yapıştırdığınızda formül de birlikte gelir. Başka bir sekmeye ya da dosyaya yalnızca sonucu taşımak istiyorsanız kopyalayın, hedef hücreye sağ tıklayın ve Değerleri Yapıştır seçeneğini kullanın.
12. Pivot tablo ile verinizi özetleyin
Pivot tablo, verinizi saniyeler içinde özetleyen çok pratik bir araç.
Veri aralığını seçin.
Ekle → Pivot Tablo’ya tıklayın.
Temiz bir sayfada çalışmak için Yeni Çalışma Sayfası’nı seçip Tamam’a basın.
Sağdaki Pivot Tablo Alanları listesinde sütun başlıklarınızı görürsünüz. Bunları Satırlar, Sütunlar ve Değerler alanlarına sürükleyin.
Videodaki örnekler:
Eğitim düzeyini satırlara, herhangi bir değişkeni değerlere atınca dağılım görünür: doktora 37, lisans 31, yüksek lisans 52, toplam 120 kişi.
Grubu satırlara, eğitim düzeyini sütunlara atınca deney ve kontrol gruplarının alt dağılımları görünür: her grupta 60 kişi.
Bir Likert sorusunu alanlara atarak hangi cevaptan kaç kişinin işaretlediğini ve beklenmedik değerleri (örneğin tek bir “6”) hızla görebilirsiniz.
Püf noktası: Pivot tablodaki bir sayıya çift tıklarsanız o sayıyı oluşturan katılımcılar yeni bir sekmede listelenir. Örneğin “deney grubundaki 12 lisans mezunu” tek tıkla önünüze gelir.
Sonuç
Bu özelliklerin hepsini ezberlemenize gerek yok. Kendi dosyanızda bir ihtiyaçla karşılaştığınızda ilgili işlemi uygulayın. Birkaç kez kullandığınızda günlük çalışma biçiminizin bir parçası olacaktır. İster verilerinizi SPSS’e aktarın, ister Excel’de çalışmaya devam edin, bu işlemler hem işinizi hızlandırır hem de verinizi daha dikkatli incelemenizi sağlar.
Siz hangi işlemde zorlanıyorsunuz? Verilerinizle çalışırken tek tek yaptığınız ve “bunun daha kolay bir yolu yok mu?” dediğiniz işlemleri yorumlarda paylaşın. Bir sonraki içeriklerde örneklerle ele alalım.
